Pourquoi les données sont la clé de la gestion des risques
Pour les gestionnaires d’installations, qui peuvent se retrouver à devoir gérer plusieurs enjeux à risque en même temps, le risque opérationnel peut être un monstre à plusieurs têtes.
Faut-il réparer un bien ou le remplacer ? Que se passera-t-il si nous avons à nouveau un été très chaud et que nous dépassons à nouveau notre budget d’électricité ? Le ciment du stationnement durera-t-il encore deux ans ? Et si nous n’étions pas aussi conformes aux normes d’accessibilité que nous le pensons ?
Heureusement, le risque est un monstre que l’on peut dompter (au moins partiellement) grâce à l’information. La combinaison de données actuelles et historiques aidera les professionnels de l’immobilier à prendre des décisions éclairées, quel que soit le cadre de gestion des risques qu’ils suivent. Toutefois, pour être utiles, les informations doivent être facilement accessibles.
Il existe de nombreux types de risques associés à la gestion des installations, et certains d’entre eux varient en fonction du secteur d’activité. Par exemple, un établissement de soins de santé présente des risques supplémentaires qu’un immeuble de bureaux n’a pas : la perte de l’alimentation électrique est un inconvénient dans la plupart des lieux de travail, mais elle est potentiellement mortelle dans une salle d’opération.
Toutefois, la plupart des établissements sont confrontés aux types de risques suivants et ont commencé à utiliser des technologies plus avancées pour les atténuer. Faisons un tour d’horizon de la pensée tactique actuelle en matière de gestion des différents types de risques.
Risques liés à la gestion d’actifs
Lorsqu’il s’agit d’actifs critiques, les risques habituels sont liés aux interruptions des activités et aux réparations d’urgence coûteuses. La maintenance préventive, l’évaluation régulière de l’état des biens et le recalcul périodique de leur durée de vie résiduelle sont des approches éprouvées pour gérer ces risques.
De même, un remplacement planifié (dans le cadre d’un projet d’investissement) peut réduire les risques d’interruption des activités et même permettre d’économiser de l’argent. Si vous connaissez la durée de vie d’un actif, vous pouvez rechercher un remplacement bien à l’avance et éventuellement obtenir un meilleur prix.
En termes de technologie, la RFID peut être utilisée pour suivre l’emplacement des actifs. Par exemple, si des actifs clés ne sont pas censés quitter une zone, les étiquettes et les capteurs RFID peuvent être utilisés pour atténuer les risques d’égarement ou de vol, ainsi que pour localiser en temps utile les actifs en vue d’une maintenance importante (et parfois imposée par la loi).
Certaines organisations utilisent des outils tels que la modélisation des données du bâtiment (MDB) pour obtenir de vastes ensembles de données utiles à utiliser avant la mise en service d’un bâtiment ou d’un étage, ce qui permet d’éviter une collecte de données coûteuse. Les dispositifs IdO tels que les capteurs peuvent être utilisés pour surveiller des équipements ou des systèmes complexes. Par exemple, un simple capteur thermique peut fournir une alerte précoce sur un équipement en surchauffe ou même sur le point de tomber en panne. À plus long terme, l’utilisation de l’IA/apprentissage automatique en tant qu’outil prédictif commence à voir le jour, ce qui permet d’appliquer des algorithmes aux données existantes afin d’automatiser l’analyse des données – pourquoi ne pas laisser la technologie et les données prévoir le meilleur plan d’action.
Pour l’instant, la partie la plus importante du processus d’évaluation des risques est constituée par les données. Il peut s’agir de vos propres dossiers ou d’informations extérieures. Par exemple, votre bureau d’études peut disposer d’informations sur la durée de vie ou sur les délais de défaillance typiques des matériaux de construction ou des composants. Si les actifs tombent en panne plus tôt que prévu, il est utile de savoir qu’il ne faut pas en acheter d’autres du même type.
Il y a un point de bascule lorsqu’il s’agit de remplacer quelque chose maintenant ou plus tard (c’est-à-dire en inscrivant le coût dans votre budget de fonctionnement ou dans votre budget d’investissement). Les chiffres vous aident à comprendre les compromis entre le moment et l’endroit où vous devez effectuer le remplacement, ainsi que les risques liés à toute autre chose que vous pourriez reporter à plus tard pour que cela se produise.
Risques liés à l’occupation et à l’administration des baux
La réduction des coûts d’occupation est l’une des principales sources d’économies sur les budgets de fonctionnement. Des entreprises comme Dell et American Express ont économisé des millions de dollars par an en utilisant le télétravail pour réduire leurs portefeuilles immobiliers.
Le bon système peut vous fournir les chiffres dont vous avez besoin pour prendre des décisions concernant la modification ou la réduction des espaces de travail, ou pour décider de conserver des bâtiments existants ou d’en construire de nouveaux.
L’administration des baux comporte de nombreux risques en ce qui concerne les renouvellements, les options et les clauses. Si vous manquez une date de renouvellement, il peut être coûteux de renouveler le bail et tout aussi difficile de déménager. Un système de gestion des installations devrait fournir des alertes pour que vous ne manquiez pas les dates clés du renouvellement.
Le risque dans les projets techniques
Nous travaillons avec une grande variété d’organisations, tant publiques que privées, et nous constatons des changements fondamentaux dans la façon dont les risques sont gérés lorsqu’il s’agit de réaliser des projets techniques. Il existe plusieurs façons de réduire les risques liés aux projets techniques :
- Le passage continu à des logiciels commerciaux plutôt qu’à la construction de systèmes en interne. Cela permet de gérer les risques, qu’il s’agisse d’un dépassement de calendrier ou d’une définition insuffisante des besoins. De plus, de nombreuses organisations utilisent ces systèmes sans personnalisation poussée, ce qui permet d’éviter les frais d’assistance et de mise à jour.
- Commencer petit, construire grand. Avec un tel modèle de mise en œuvre, les progrès se font par des gains rapides et progressifs, et non par un grand coup après un long délai. Cela permet d’atténuer les risques associés au monstre le plus changeant qui soit : les inconnues. (Les inconnues sont des risques liés à des scénarios qui sont tellement indéfinis qu’ils ne peuvent pas être correctement articulés ou pris en compte).
Risques de non-conformité
La plupart des grandes organisations ont des politiques en matière de risques, mais ne les mettent pas toujours en œuvre. Il est essentiel de disposer d’un système capable de suivre le respect des processus et de fournir des rapports à ce sujet.
Pour le respect de la législation, comme les nouvelles réglementations en matière d’accessibilité, il existe un mandat de déclaration. Les établissements d’enseignement supérieur sont tenus de rendre des comptes à la province. Si le mandat de votre établissement est la recherche, par exemple, un système peut suivre la façon dont vous optimisez votre utilisation de l’espace pour répondre à votre mandat.
Tout risque se traduit par un risque financier
En fin de compte, presque tous les risques opérationnels sont associés à des dollars et des cents, surtout si l’on considère que les budgets d’exploitation sont divisés en capital et en dépenses.
Si vous disposez d’un capital de 10 millions de dollars, vous devez savoir comment vous le gérez sur 5, 10 et 15 ans. Vous devez savoir quels sont vos actifs, dans quel état ils se trouvent et quels sont les moyens les plus intelligents de dépenser pour les améliorer.
Le bon système rend les données plus visibles et plus exploitables, et permet une prise de décision éclairée. Horizant se spécialise dans le jumelage des organisations avec les bons outils numériques pour les aider à gérer les risques plus efficacement.
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