Comment adapter une stratégie de gestion des installations à votre entreprise ?
La stratégie est importante dans tous les domaines, qu’il s’agisse de jeux de société ou de planification d’entreprise. Dans ce dernier cas, la stratégie est souvent la clé du succès – un effort concentré vers un objectif mesurable. Si votre objectif est de tirer parti des installations pour assurer le succès de votre entreprise, la gestion stratégique des installations est primordiale. Il s’agit d’une combinaison de gestion et de planification des installations, qui s’articule autour d’un ensemble de résultats précis.
La gestion stratégique des installations consiste à se concentrer sur le long terme. L’application d’une stratégie à la gestion des installations donne une raison d’être au lieu de travail, en en faisant un élément central des initiatives plus larges de l’entreprise. Mais, comme toutes les stratégies, celle qui concerne la gestion des installations doit être clairement motivée.
La meilleure chose qu’une gestion des installations puisse faire pour suivre le rythme est de prêter une attention particulière aux besoins des installations et des personnes qui les utilisent. Les exigences des personnes et leur façon de travailler perpétuent les tendances en matière de gestion des installations. Il incombe au gestionnaire des installations de veiller à ce qu’elles soient adoptées, optimisées et mesurées.
Qu’est-ce que la gestion des installations ?
La gestion des installations est un terme général qui décrit les responsabilités liées à l’exploitation des bâtiments, à la gestion des lieux de travail, à l’aménagement de l’espace, à la maintenance, à la sécurité, à la gestion des actifs et à plusieurs autres domaines de l’immobilier ou des biens immobiliers.
À l’aide d’outils et de technologies tels que des solutions logicielles, les gestionnaires d’installations ont pour mission de veiller au bon fonctionnement de l’environnement du personnel et du bâtiment lui-même. En gardant un œil sur les programmes de maintenance, les émissions de carbone, les taux d’occupation et les données, les gestionnaires d’installations peuvent peser sur les décisions grâce à des données pertinentes sur le fonctionnement d’un lieu de travail.
Soutenir les objectifs et les valeurs de l’entreprise
Idéalement, les stratégies de gestion des installations sont mises en place de manière à soutenir les objectifs internes et commerciaux de l’organisation tout en s’alignant sur les sentiments des parties prenantes. Les objectifs internes peuvent être axés sur l’expérience des employés, la réduction des émissions de carbone ou l’optimisation de la conception d’un espace ou d’un étage de bureaux.
La gestion des installations est souvent le héros méconnu d’une entreprise. Elle soutient les employés et les opérations par son travail sur le bâtiment et la collecte de données sur l’un des nombreux aspects dont elle est responsable.
Si votre entreprise accorde de l’importance à la création d’un espace de travail propice à la productivité et au soutien des personnes qui s’y trouvent, les efforts de gestion des installations doivent refléter cet état d’esprit et viser à offrir à vos employés le meilleur environnement possible.
Principaux éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’une stratégie de gestion des installations
Voici maintenant la liste de contrôle que vous attendiez.
1. Se concentrer non seulement sur les économies de coûts, mais aussi sur la création de valeur
Les entreprises fonctionnent traditionnellement sur la base du rendement de l’investissement et de la volonté de réduire les coûts par tous les moyens possibles. La gestion des installations peut y contribuer, et c’est souvent le résultat d’une bonne gestion des installations, mais ce ne doit pas être la seule raison fondamentale pour laquelle vous faites ce que vous faites.
La création de valeur par votre travail peut prendre de nombreuses formes, qu’il s’agisse de changer la façon dont un espace est utilisé, la façon dont la maintenance est effectuée pour qu’elle coûte moins cher, ou d’élever la façon dont votre organisation utilise et voit la technologie en introduisant des processus ou des outils novateurs.
La création de valeur concerne l’ensemble de l’organisation, et pas seulement la comptabilité et les installations. Vos stratégies devraient avoir pour objectif de toujours améliorer un aspect du lieu de travail, en le laissant meilleur qu’il ne l’était auparavant.
2. Mettre en œuvre un plan de conception d’installations durables.
Le développement durable est peut-être un terme à la mode, mais c’est loin d’être le cas. L’impact et l’importance de la durabilité sur la réussite organisationnelle sont présents dans tous les secteurs d’activité. De nombreux conseils pour améliorer les plans de gestion des installations tournent autour de la création de pratiques commerciales durables.
L’engagement dans des initiatives telles que la maintenance proactive, l’utilisation de l’énergie, l’exploitation des bâtiments et la technologie sont autant d’éléments axés sur les actifs physiques qui peuvent contribuer à la longévité des systèmes sur le lieu de travail.
La conception ne se limite pas au chauffage, à la ventilation et à l’éclairage ; la gestion des installations englobe également la planification et la gestion de l’espace, ainsi que les outils liés au lieu de travail. La gestion des installations englobe également la planification de l’espace, la gestion de l’espace et les outils relatifs au lieu de travail, tels que la location et la réservation de bureaux qui exploitent les données d’occupation pour donner une vue d’ensemble de la manière dont le bureau est conçu et utilisé. Concevoir un bureau de manière qu’il réponde au mieux aux besoins du personnel a un effet cumulatif sur le travail et la culture d’une entreprise.
Dans certains cas, comme dans l’industrie manufacturière, la durabilité est un moteur essentiel de la croissance et de l’innovation, car elle donne à l’entreprise la possibilité d’évoluer et de s’adapter sans devoir procéder à des révisions coûteuses de ses processus.
3. Connaître le coût total de tous les travaux d’installation effectués directement et indirectement.
En fin de compte, la plupart des choses se résument aux coûts et aux résultats. Une stratégie de gestion des installations réussie, axée sur le long terme, devra prendre en compte les coûts et le montant des dépenses au fil du temps afin de procéder à des évaluations précises.
Les coûts indirects peuvent s’accumuler au fil du temps et doivent être suivis d’aussi près que les coûts directs afin de vous donner une idée claire de l’origine de vos dépenses et de la manière dont vos installations peuvent être responsables de certains coûts en aval.
Les coûts directs sont ceux que vous voyez et traitez du point de vue de la cause et de l’effet. L’entretien du système de chauffage, de ventilation et de climatisation ? La facture des réparations est un coût direct qui entre dans les coûts à long terme du cycle de vie de vos bâtiments.
4. Prendre en compte l’ensemble des coûts du cycle de vie d’un bâtiment.
Les bâtiments sont des investissements à long terme, et si vous êtes la seule organisation à utiliser le vôtre, les coûts du cycle de vie à long terme vont s’accumuler au fil du temps.
La prise en compte d’éléments tels que les baux, la maintenance, l’évolution de l’utilisation de l’espace au fil du temps et les éventuelles intégrations technologiques feront partie du cycle de vie et viendront s’ajouter à la liste des coûts.
La prise en compte des coûts à court, moyen et long terme au cours du cycle de vie permet de prévoir les budgets tout en donnant un aperçu de l’ensemble des coûts. De plus, il met en évidence les domaines dans lesquels des investissements pourraient s’avérer nécessaires pour compenser les domaines qui sont à la traîne ou qui connaissent des problèmes.
5. Optimiser l’utilisation de l’espace de travail disponible en augmentant le rendement de l’investissement, et non le nombre de personnes par mètre carré.
C’est la façon dont vous utilisez votre espace de travail qui déterminera si vous obtenez le meilleur rendement de l’investissement, et non le nombre de personnes que vous pouvez accueillir dans le bureau. Cette façon de penser selon laquelle plus de personnes = plus de rendement de l’investissement n’est tout simplement plus vrai aujourd’hui.
Augmenter le rendement de l’investissement de votre espace de travail peut signifier investir dans votre espace de travail pour donner à votre personnel ce qu’il attend d’un bureau. L’utilisation d’une solution de gestion de l’espace peut vous aider à optimiser cet aspect. Équiper votre espace de tout ce dont votre personnel a besoin et le maintenir ainsi est la meilleure façon d’obtenir un meilleur rendement de l’investissement de l’espace, en permettant aux personnes d’en tirer le meilleur parti.
6. Soyez le maître des actifs matériels de votre entreprise.
La gestion des installations nécessite la supervision de tous les actifs et systèmes, du chauffage, de la ventilation et de la climatisation à l’éclairage, en passant par l’espace de bureau et le plan d’occupation des sols. La maîtrise de ces actifs et des autres, la connaissance des mesures de production de rapports et des calendriers de maintenance permettent de tout maintenir en état de marche.
La maîtrise signifie qu’il faut rester maître de la situation et faire en sorte que les actifs et leur cycle de vie soient en phase avec les objectifs et les valeurs de l’entreprise. La planification, l’exploitation et la maintenance, intégrées dans une stratégie solide, élimineront les maux de tête et les problèmes imprévus en cours de route.
7. Automatiser encore et encore !
Une automatisation réussie et adéquate soulage considérablement votre équipe tout en rationalisant les processus relatifs à la maintenance, à la gestion des actifs et même aux coûts à long terme.
Si vous pouvez vous assurer que vous recevez des notifications, des mises à jour et des rappels de programmation d’une solution logicielle concernant votre système de ventilation ou la consommation d’énergie de votre éclairage, vous n’aurez plus à vous poser de questions. Vous disposez désormais d’une plus grande marge de manœuvre pour aborder d’autres domaines et effectuer des analyses sur les rapports. En termes de coûts, cela vous permet d’avoir une vision plus claire, à court et à long terme, de l’origine et de la fréquence des coûts.
Cela s’étend à l’automatisation totale des bâtiments, où l’internet des objets (IdO) et les espaces intelligents créent des environnements et des systèmes d’autosurveillance pour contrôler des éléments tels que les émissions de carbone ou la consommation d’énergie. Maintenir les niveaux en dessous d’un certain montant sans ajustement et vérification constants des données permet d’atteindre les objectifs de carboneutralité de manière plus réalisable.
8. Introduire l’IdO pour réduire les coûts et améliorer les capacités.
Les systèmes IdO sont encore relativement nouveaux et leur adaptation au grand public n’est pas encore réalisée. Cependant, leurs avantages et leurs applications sont déjà évidents.
L’exploitation d’un système IdO à l’avenir permettra aux gestionnaires d’installations d’améliorer leurs possibilités, car leur réseau d’outils interconnectés s’agrandit en conséquence. Les réseaux IdO d’autosurveillance et de collecte de données offrent une plus grande portée et une meilleure compréhension de la manière dont un bâtiment ou un lieu de travail interagit au niveau de l’installation.
Dans une ère de plus en plus dépendante du numérique, l’introduction de l’IdO dans votre boîte à outils pourrait être le catalyseur d’un contrôle complet et d’une optimisation des installations dans votre bureau à l’aide des données sur les zones connectées.
9. Assurez-vous que les indicateurs de rendement clés mettent en évidence les erreurs et les opportunités.
Analyses, données, rapports, toutes ces informations sans contexte ni sans des indicateurs de rendement (IRC) clairs perdent de leur importance. L’élaboration d’IRC clairs dans le cadre de votre stratégie de gestion des installations, qui met en évidence les lacunes et les erreurs, ainsi que les possibilités d’amélioration, donne une orientation et un but à vos objectifs.
La nature de ces éléments varie d’une organisation à l’autre, mais certains principes de base peuvent inclure le contrôle de tous les domaines, y compris ceux que votre organisation s’efforce activement d’améliorer. À partir de là, il s’agit d’établir ce qui fait la différence entre une « erreur » et un domaine d’opportunité d’une manière à la fois quantifiable et qualifiable.
Quels sont les niveaux reflétés dans un système qui devraient faire office de signal d’alarme ? Quelles sont les zones qui ne sont pas au maximum de leurs performances et qui pourraient bénéficier d’une optimisation ? Optimisez les IRC et votre rendement de l’investissement s’en trouvera amélioré, ce qui vous permettra de tirer le meilleur parti de vos installations.
10. Comprendre comment la numérisation du lieu de travail joue un rôle dans la réduction des coûts.
Vous avez sans doute entendu ce terme à maintes reprises au cours des deux dernières années, la numérisation figurant en tête des listes de priorités des organisations pour naviguer dans un monde en télétravail. La numérisation et l’intégration des données et des serveurs internes permettent de réduire les dépenses liées aux tiers et d’accéder à toutes les données lorsque cela est nécessaire et qu’elles peuvent être utilisées selon les besoins.
La numérisation permet d’améliorer la prise de décision et l’innovation, ce qui conduit évidemment à de meilleures décisions informatiques et commerciales pour améliorer le rendement de l’investissement d’éléments tels que l’infrastructure et l’utilisation. L’intégration de ces éléments dans une stratégie optimisera votre approche des installations.
Des processus et des décisions plus efficaces permettront de réduire les dépenses et d’obtenir de meilleurs résultats si des domaines tels que la gestion des installations sont numérisés, car l’automatisation et l’amélioration de la maintenance se traduisent par des actions préventives plus régulières et moins d’actions réactives susceptibles d’entraîner des temps d’arrêt, des réparations ou des remplacements importants.
11. Garder à l’esprit l’évolution du secteur.
Les choses changent et évoluent tous les jours. Ce n’est peut-être pas une technologie révolutionnaire chaque semaine qui change une industrie, mais l’adoption progressive d’idées et de façons de faire qui conduit à une véritable évolution. La numérisation et l’ouverture aux nouvelles technologies constituent une étape importante dans l’élaboration d’une stratégie de facilitation efficace dans cette optique.
Pour comprendre que les choses vont changer, il faut garder l’esprit ouvert et se tenir au courant des tendances. Un bon moyen d’y parvenir est de s’abonner à des entités de production de rapports telles que Verdantix pour obtenir des rapports sur l’industrie et les tendances qui sont élaborés avec l’aide d’acteurs clés dans votre domaine.
En utilisant ces ressources et en écoutant les professionnels qui vous entourent et qui jouent le même rôle que vous, vous pouvez façonner votre perspective et avoir en tête un objectif tourné vers l’avenir lorsque vous créez une stratégie de gestion des installations, plutôt que de vous concentrer uniquement sur la gestion des tâches quotidiennes.
L’intégration d’un système de gestion des lieux de travail pour garder les choses en ligne, ainsi que d’un logiciel de visualisation ou de jumeaux numériques pour la gestion des actifs et la collecte de données pertinentes, ne fait qu’ajouter à votre arsenal d’outils pour vous aider à mettre en place votre stratégie de gestion des installations là où vous et votre entreprise le souhaitez.