york-region-logo

North York – Étude de cas

Mars 2020. Le mois où le gouvernement canadien a émis un avis de travail à domicile pour la population. L’équipe chargée de l’amélioration des affaires, de l’information et de la gestion des actifs (BIIAM) est rentrée chez elle avec tous les autres travailleurs non essentiels de l’organisation. Aujourd’hui encore, la consigne est de travailler à domicile, dans la mesure du possible. Mais que se passe-t-il pour les employés essentiels qui doivent se rendre dans un espace de travail ? Peuvent-ils travailler dans un environnement sûr ? BIIAM a soutenu la Santé et la Sécurité en s’assurant qu’il y avait des mesures appropriées en place pour promouvoir la sécurité du personnel travaillant dans les bâtiments régionaux, en tirant parti de la technologie existante pour développer des plans de promotion des espaces sécurisés. Heureusement, peu de choses ont changé concernant l’utilisation d’ARCHIBUS par BIIAM avec le personnel envoyé travailler à domicile. BIIAM disposait de l’équipement approprié pour travailler hors site bien avant la pandémie.

Notre utilisation d’ARCHIBUS a peu changé lorsque le personnel a été envoyé travailler à domicile1.

Contexte

Le BIIAM est une équipe, au sein de la Direction des services immobiliers (PSB), qui se spécialise dans la gestion de l’information et des actifs pour le portefeuille d’actifs des installations de la région de York. La PSB exploite et entretient 265 installations de la région de York réparties sur 155 sites géographiques.

Pour soutenir ces actifs, BIIAM utilise ARCHIBUS pour gérer plus de 4 millions de pieds carrés bruts d’espace numérisé et s’appuie sur les composants suivants d’ARCHIBUS :

  • Inventaire des espaces
  • Occupation de l’espace
  • Performance spatiale
  • Exploitation des bâtiments
  • Gestion de projet
  • Gestion des actifs
  • Rapport d’incident
  • Bureaux à la carte
  • Réservations de pièces

Au cours des 13 dernières années, Horizant et BIIAM ont travaillé ensemble pour réaliser de nombreuses itérations d’ARCHIBUS.

ARCHIBUS

ARCHIBUS est un système de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS). Le logiciel exploite les données existantes sur les bâtiments et les actifs pour aider les gestionnaires d’installations à gérer leurs portefeuilles. Avec 35 ans de succès et en tant que créateur de la technologie IWMS, ARCHIBUS a un leadership inégalé dans l’amélioration de la performance du lieu de travail grâce à la technologie. ARCHIBUS est utilisé par de nombreuses organisations de premier plan telles que la ville de Barrie, la ville de Hamilton, TPSGC, WorkSafeBC, et Vancouver Coastal Health.

Horizant Inc. 

Horizant comble le fossé organisationnel entre la gestion des installations, les ressources humaines et les technologies de l’information par la mise en œuvre et le soutien d’un système intégré de gestion du lieu de travail (IWMS). L’équipe d’Horizant, composée d’experts du secteur et de spécialistes en la matière, guide les clients par l’entremise de collaborations interactives, de mentorat, d’examens des processus d’affaires et de techniques d’adoption des meilleures pratiques. En s’appuyant sur des plateformes de pointe comme Archibus, Horizant aide également à la planification technologique, à la mise en œuvre et au soutien à long terme afin d’assurer le retour sur l’investissement dans la technologie et les processus.

Plans de promotion des espaces sécuritaires

Réponse initiale

La directive donnée à BIIAM était de concevoir des plans d’étage qui favoriseraient la sécurité du personnel travaillant au bureau. L’équipe savait qu’elle devait tenir compte de la distanciation physique, du flux de circulation, des zones de contact fréquent et respecter les directives de la santé publique de la région de York. Pour soutenir le développement d’un environnement de travail sécuritaire pour les travailleurs essentiels, un groupe de travail sur la planification de l’espace sécuritaire a été créé. Le groupe de travail était composé de membres de BIIAM, PSB, Santé et sécurité ainsi que d’autres employés de la région de York. Le BIIAM a utilisé les données spatiales d’ARCHIBUS pour examiner le portefeuille d’espaces et prioriser le développement des plans de promotion de la sécurité des espaces. 

Un plan de promotion de l’espace sécuritaire est un terme développé par le groupe de travail sur la planification de l’espace sécuritaire pour décrire les plans d’étage qui favorisent l’utilisation sécuritaire de l’espace. Ces plans illustrent des sièges sécuritaires, des flux directionnels et l’emplacement des stations de désinfection des mains qui suivent à la fois les directives recommandées par la santé publique et les critères établis par le groupe de travail sur la planification des espaces sûrs.

Critères

Le BIIAM a travaillé en étroite collaboration avec le service de santé et de sécurité afin d’élaborer des critères spécifiques et reproductibles pour développer les plans de promotion des espaces sécuritaires. En élaborant ces critères, ils ont constaté qu’il était plus facile de déterminer où ils ne voulaient pas que les gens s’assoient. Par exemple, les sièges sécuritaires n’étaient pas situés près des couloirs à fort trafic ou dans les cubicules où la hauteur des panneaux n’était pas suffisante. De plus, les exigences en matière de distanciation physique ont été prises en compte même lorsque les employés sont en transit, c’est-à-dire que les plans d’étage ont été conçus pour éviter que les employés ne traversent un autre espace de travail sécuritaire pour se rendre au leur. 

Exigences 

Le BIIAM a commencé par utiliser ARCHIBUS pour archiver les plans d’affectation des employés et les normes des salles afin de s’assurer que tout cela était documenté et récupérable à l’avenir. L’équipe a développé des plans de promotion de l’espace sécuritaire pour chaque site – il fallait maintenant comparer l’occupation pour voir quelles installations pourraient le mieux accueillir le nombre d’employés redéployés en réponse à la pandémie. Les lieux appropriés dépendaient de la taille de l’équipe, de la nécessité pour celle-ci de se trouver à proximité d’une autre équipe, ou encore de ses horaires de travail et de son emplacement dans la région. En fonction de la situation de l’équipe, 1 des sièges sécuritaires ont été attribués par personne ou 2 des zones ont été établies pour que les équipes aient des bureaux partagés. Dans certains cas, des espaces ont dû être aménagés pour accueillir des équipes en expansion.

Occupation

Le BIIAM a constaté que la conception du bâtiment et la disposition du mobilier avaient un impact considérable sur le nombre de sièges sécuritaires qui pouvaient être occupés. L’occupation des sièges sécuritaires variait entre 22 % et 55 % de l’occupation initiale. Une fois que les plans de promotion de l’espace sécuritaire ont été élaborés, ils ont permis de déterminer le nombre d’employés qui pouvaient être accueillis en toute sécurité dans un endroit particulier. Par exemple, si les plans de promotion des espaces sécuritaires identifiaient 50 sièges sécuritaires, seuls 50 membres du personnel pouvaient être accueillis dans cet espace à un moment donné. L’équipe a mis les plans de promotion de l’espace sécuritaire à la disposition du personnel en cas de besoin.

Réponse continue

Tout au long de la pandémie, les équipes de santé publique ont dû se redéployer dans la communauté de la région de York, et un hébergement adéquat était nécessaire. Heureusement, BIIAM a été en mesure d’activer la fonctionnalité de bureaux à la carte dans cinq installations pour les accueillir. Dans ces cinq établissements, environ 25 postes de bureaux à la carte jugés « sécuritaire » ont été réservés à l’usage d’environ 75 infirmières de la santé publique.

Conclusion

Pendant la pandémie, BIIAM a fourni des données fiables sur l’inventaire et l’occupation des espaces, ce qui a permis de prendre des décisions opportunes basées sur des données. À l’avenir, BIIAM continuera à utiliser ARCHIBUS pour soutenir les initiatives d’espace telles qu’elles existent actuellement, avec une éventuelle initiative de retour au travail. Les processus et les données actuels du BIIAM permettent de savoir combien d’employés ils peuvent espérer inviter à revenir au bureau, une fois qu’ils auront reçu l’ordre officiel de commencer à revenir au bureau. 

Les initiatives en cours comprennent le développement d’une fonctionnalité de réservation d’espaces de travail et de salles de réunion pour soutenir le retour au travail.

Annexe 

Annexe A – Critères de sièges sécuritaires

Critères de sièges sécuritaires :

  • Cercle d’espace personnel de 2,6 m* de diamètre à l’intérieur de l’emplacement du siège sécuritaire.

Pas un critère de siège sécuritaire :

  • La hauteur du panneau est inférieure à 66″.
  • Postes de travail dans les couloirs à forte circulation si la hauteur du panneau est inférieure à 66″.
  • Postes de travail 6×6 côte à côte, quelle que soit la hauteur du panneau
  • Des postes de travail qui obligent le personnel à passer par le poste de travail direct d’une autre personne pour atteindre le sien.