Hydro Ottawa

Lorsque nous nous sommes assis en compagnie de Joey St. Jacques d’Hydro Ottawa, son département était responsable de la gestion d’environ 90 édifices, avec un budget d’exploitation d’immobilisations allant de 5$ à 20$ millions de dollars, selon la période de l’année. « Nous utilisons ARCHIBUS pour tout, allant de la construction de sous-stations à la construction d’un bureau; jusqu’au changement d’ampoules et d’autres luminaires. » ARCHIBUS aide à garder à l’œil les propriétés comme les sous-stations.

« Nous constatons que l’efficacité du logiciel nous fournit des gains de productivité lorsque nous l’utilisons. Nous obtenons beaucoup de données que nous pouvons ensuite mesurer. » St. Jacques n’en a que pour les chiffres et trouve que les tableaux de bord d’ARCHIBUS ainsi que les ratios d’efficacité sont très utiles et importants. « Nous avons des accords sur les niveaux de service avec les différents départements de l’organisation et nous pouvons tout repérer, incluant le matériel, l’ameublement, les déménagements, les additions et les changements. Nous gérons tout cela et nous leur envoyons une facture mensuelle ou trimestrielle. Nous sommes soumis à une pression constante pour réduire nos coûts et comment nous faisons pour les gérer. » Grâce au logiciel de gestion des déménagements d’ARCHIBUS, Hydro Ottawa obtient beaucoup de données pour réduire les coûts. ARCHIBUS a contribué à aider Hydro Ottawa à remplacer ses vieilles feuilles de calcul d’Excel par des tableaux de bord qui incluent des données précises en temps réel.

La nature des opérations d’Hydro-Ottawa a changé en même temps que les demandes de rapports. « Nous cherchons à mieux comprendre la fonction écologique. J’ai noté les nouveaux modules écologiques offerts par ARCHIBUS, qui font partis des tendances des nouveaux édifices. Nous ne connaissons pas encore les enjeux que cela pourrait créer … vous pouvez aller dans les mesures de charges du vent ou de la neige grâce à ces unités et comment cela pourrait affecter la structure de nos sous-stations. Nous tentons de configurer le système ARCHIBUS pour nous permettre de commencer à repérer l’entretien. Il se pourrait que cela ait un impact sur le nettoyage, s’assurer qu’il n’y a pas d’enjeu de structure; c’est donc plus ou moins la gestion de ce système par ARCHIBUS.

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When we sat down with Joey St. Jacques of Hydro Ottawa his department was responsible for managing approximately 90 buildings with capital operating work budgets ranging from $5 to 20 million dollars depending on the time of year. “We use ARCHIBUS for everything, from the construction of substations to the construction of an office; even down to changing out lights and other fixtures.” Keeping an eye on properties like substations is made easier with ARCHIBUS.

“We find it’s the efficiency of the software and we get great gains in productivity when using the software. There is a lot of data that comes back to us that we can measure.” St. Jacques is all about the numbers and finds ARCHIBUS’ dashboards and efficiency ratios extremely helpful and important. “We have service level agreements with the different departments in the organization, and we can track everything from materials, furniture, moves, adds and changes. We manage all of that and its all billed back on a monthly or quarterly basis. We are always under pressure to reduce our costs and how are we are managing that.” Through ARCHIBUS’ move management software, Hydro Ottawa captures a lot of data required to reduce costs. ARCHIBUS helps Hydro Ottawa replace the old excel spreadsheets with dashboards that include real time, accurate data.

And just as reporting has changed so has the nature of Hydro Ottawa’s business. “The green side is what we’re looking towards understanding. I’ve noticed new modules that ARCHIBUS is offering in greening, and part of that is the lead on new buildings. We don’t know the issues that it can create…you can get into wind load and snow load on these units and how that would effect the structure in our substations. It’s something we are trying to set the system up in ARCHIBUS to allow us to start tracking maintenance. It could come down to everything from cleaning, making sure there’s no issues with the structure, and it’s just more or less managing that system through ARCHIBUS.

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